Blog van Robert

Het gebeurt vrijwel iedereen. Je begint aan iets nieuws. Gewoon een stukje tekst of wat interessante weetjes. Dan word je onderbroken. De app die je gebruikt – vroegen noemden we dat het programma – vraagt om een naam voor het bestandje dat je net hebt gemaakt. Je begrijpt inmiddels dat naamgeving belangrijk is in de computerwereld. Maar hoe noem je dit documentje? In elk geval niet Document1.

En waar laat je het? Ik bedoel in welke mapje (of folder) wil je het bewaren. Sommige apps hebben van huis uit een sterke voorkeur. Zo wil Microsoft graag dat je jouw nieuwe telg in het digitale kaartenhuis opbergt op jouw persoonlijke OneDrive. Mensen in het Apple Eco-systeem slaan hun documentjes liever op in hun favoriete iCloud+ omgeving. Handig, want dan kun je er gemakkelijk bij vanaf de iPad of iPhone.

Dat kan toch ook met je OneDrive van Microsoft?! Correct! En zo zijn er al snel meerdere omgevingen in gebruik. Aangestuurd vanuit de leverancier! Die bepaalt dus mede hoe jouw digitale organisatie eruit ziet. Of heeft er minstens invloed op.

Wat is het probleem? Het wordt snel een zooitje. Chaos alom. Jouw tekening verdwijnt in de Adobe wolk net als die leuke verjaardagskaart voor jouw kleinkind. Jouw overzicht van de gezinsfinanciën staan op de OneDrive – omdat je nu eenmaal liever Excel gebruikt dan Apples eigen software Numbers. Om nog maar niet te spreken over jouw amateur filmpjes, die je nog steeds een keertje moet afmaken. Die laatste categorie vind je terug op de interne “schijf” van je MacBook, omdat ze in de cloud te veel ruimte in beslag zouden nemen. En alle digitale jaargangen van jouw fotomateriaal? Die passen nergens anders op dan de NAS in de meterkast of op een setje externe USB-schijven.

Vrijwel iedereen heeft een hekel aan opruimen. Zowel fysiek in huis als in de digitale tegenhanger – jouw opslagomgeving – verdeeld over meerdere apparaten. En die digitale rotzooi groeit snel aan. Voor je het weet kun je niets meer terugvinden. Gelukkig hebben de softwaremakers zoekvensters uitgevonden. Die schieten je dan te hulp – als een laatste redmiddel.

Toch beseft bijna iedereen, dat een goede structuur helpt. Al is het maar voor de buitenwereld. Vroeger had ik een bureaulade waar ik van alles en nog wat zonder enige vorm van organisatie in duvelde. Meestal kon ik het zelf wel terugvinden. Ik wist 1 ding zeker: wat ik zocht zat vast en zeker in die lade! Toegegeven: echt efficiënt was dat niet.

Mijn NAS heb ik aardig voor elkaar. In mijn fotoverzameling kom ik een heel eind. Per jaar/maand worden alle originele foto’s bewaard. Lightroom Classic bewaart al mijn bewerkingen in aparte bestandjes, in dezelfde folder als het originele beeld.

Oké, er zal vast nog wel iets te verbeteren vallen, maar met de nodige zoekhulpen kan ik redelijk snel iets terugvinden. Uit een ruim 20-jarige verzameling wel te verstaan, met zo’n kleine 250.000 opnames.

Maar de “harde schijf” van mijn Mac is een puinhoop! En dat geldt eigenlijk ook voor alle cloudomgevingen waar ik “eigenaar van” ben. Het toppunt van een verspreide administratie, waar ikzelf – laat staan iemand anders – geen wijs meer uit kan. Oude rommel vermengd met actuele documentjes en dingen die ik echt wel zou moeten bewaren. Neem een documentje dat hoort bij de belastingaangifte van vorig jaar. Als er ooit een vraag over komt … kan ik mijn opgave nooit reconstrueren.

Maar opruimen … dat is onbegonnen werk. Dan zou ik alle mapjes, met daaronder weer andere mapjes en bestanden moeten doorspitten. En weggooien, wat niet langer relevant is. Of minstens op een andere plaats opbergen. De ongein zit verstopt in de hele opbouw van het digitale kaartenhuis, ofwel mijn bestandsorganisatie.

Een folder Documenten, met hierin een subfolder Roberts Documenten, met daarin weer een map met Documenten. En als kers op de taart nog een folder met Actuele Documenten en daarin Roberts Projecten. Om gek van te worden!

Ik zou heel graag eens helemaal opnieuw beginnen. De oude zooi verplaatsen naar een mapje met Oude Documenten. En dan een folder maken met Nieuwe Documenten. Zeg maar het Oude Testament en het Nieuwe. Helemaal los van de historie! Maar hoelang zou het duren voordat ik het Oude Testament helemaal kan weggooien en in het Nieuwe mijn weg weer terug kan vinden? Ik kan natuurlijk documenten kopiëren van de oude naar de nieuwe structuur. Zodat de nieuwe structuur ook de belangrijke bestanden uit de Oude bevat.

Wacht! Dat heb ik al eens geprobeerd. En dat is volledig mislukt! Waarom? Omdat ik vooraf niet goed had nagedacht over de structuur van het NIEUWE Testament.

En verzuimd had een outline te maken van categorieën als Huis, financiën, auto, vaste lasten, in geval van … Kortom, een structuur op hoofdlijnen. En dat per omgeving. OneDrive, iCloud+, Adobe Cloud, Google Drive, NAS …

Een soort super-inhoudsopgave. Iets wat je bij wijze van spreken aan de muur kan hangen en dat je voor die belangrijke vraag van naamgeving en opslagmapje RICHTING geeft. Een landkaart met aanduiding van de belangrijkste plekken. Desnoods met op sommige plekken de naam rommelzolder of werkomgeving. Daar waar tijdelijke bestandjes even geparkeerd kunnen worden, tot het duidelijk is waar ze eigenlijk thuis horen.

Dat zou voor mij de beste weg uit de computer Chaos zijn. Bedenk vooraf hoe je het allemaal georganiseerd wil hebben. En houd je aan dat sturende Structuur Document.

Eén principe blijft voor mij heilig! Mijn bureaublad blijft keurig leeg! Net als mijn Download folder. En mijn mail inbox! Jong geleerd is oud gedaan. Als je deze principes loslaat, slaat de chaos helemaal toe en word je snel overweldigd door je eigen rommel!

Nog iets om over na te denken: heb je al die bestandjes nu wel echt nodig? Cloud omgevingen kosten geld (maandelijks terugkerende kosten) maar zijn ook slecht voor het milieu! Mammoet-datacenters verzwelgen elektriciteit en verbruiken veel water. Misschien toch beter om een stapje terug te doen ten faveure van de lokale opslag op de NAS. Ruimte genoeg. Nu eerst een goede structuur opzetten en dan meer en meer naar lokaal first! Cloud als backup of enkel in het kader van samenwerking.

Let’s Do IT!