Blog van Robert

Dít blijft een uitdaging! Hoe organiseer je jouw digitale wereld? Een wereld die bestaat uit talloze bestandjes in verschillende formaten. En dan nog verspreid over meerdere apparaten. Selfies en mails op je Smartphone, tekst documenten, financiële overzichten, handleidingen, presentaties, planningen op je computer, tijdschriften, muziek, filmpjes op je tablet. En dan nog veel andere zaken gewoon ergens in de Cloud.

Een mens wil ordenen. Of eigenlijk de controle! Weten waar alles staat. En vooral bewaren. Ja, natuurlijk alleen de belangrijke dingen. Of?

De digitale wereld verschilt principieel niet van de conventionele wereld. Chaos dreigt. De mens bewaart! De zolder staat vol, kastjes puilen uit. We willen alles bewaren en enigszins georganiseerd opbergen. Waarom? Om het zoeken te voorkomen! Niets vervelender dan iets belangrijks kwijt te zijn. Waar heb ik nou …. ? Wat helpt is regelmatig opruimen. Dingen die je niet langer nodig hebt weggooien. En belangrijke dingen op toegankelijke plaatsen opbergen. Idem in de digitale wereld!

Toch is er een groot verschil tussen conventioneel en digitaal. Bij digitaal zie je het niet zo direct. Die digitale wereld is voor anderen vaak ontoegankelijk en onzichtbaar. Die computer lijkt aan de buitenkant opgeruimd. Dus is de urgentie om op te ruimen een stuk lager. Opruimen? Dat komt nog wel een keer.

Mogelijk is de noodzaak lager. In de digitale wereld hebben we goede tools om te zoeken. Dat werkt niet altijd perfect, maar goed genoeg om te voorkomen dat we tijd vrij willen maken om onze digitale wereld eens goed op de schop te nemen.

In de conventionele wereld helpt een verhuizing. Dat dwingt je vooraf rommel weg te gooien en in de nieuwe woning alles beter in te richten. Als we een nieuwe computer kopen (soort verhuizing), zijn we geneigd om alles van de oude over te zetten op de nieuwe. Daar kijk ik later nog wel eens naar … Je moet wel heel veel vrije tijd hebben om eens goed voor die digitale opruimklus te gaan zitten. Zo heel eenvoudig is het namelijk niet!

De meeste mensen met een eigen computer bergen alles zoveel mogelijk op in mapjes. Soms zonder het zelf te weten! Die foto met je smartphone… waar blijft die eigenlijk? Ja, de meeste mensen weten wel dat ze de foto’s terug kunnen vinden. In die app! Maar soms verdwijnt er toch ineens iets. Of kan iemand met geen mogelijkheid die leuke foto of filmpje meer terug vinden. Toch jammer als dat nu nét dat bijzondere filmpje was met “baby’s eerste stapjes”. Heb je die dan niet bewaard?

Nee, want dat doen we niet! We bewaren van alles aan digitale diarree, maar besteden geen aandacht aan de voor ons belangrijke bestandjes. Of we denken er niet voldoende over na. In de cloud is toch alles veilig? Heel wat bedrijfjes zelfs die compleet vertrouwen op de grote IT firma’s en hun belangrijke bestanden enkel aan de Cloud toevertrouwen. Is dat nu wel zo verstandig??? Als er iets weg is, wie kan ik dan benaderen? Verder dan de support afdeling van Google, Microsoft of Apple, kom je niet. En of die je kunnen helpen?

Het lijken 2 tegenstrijdige onderwerpen. Opruimen en Bewaren! Maar in de digitale wereld hebben ze wel degelijk alles te maken met dat ene begrip organisatie. Waarom is hier geen eenvoudige handleiding voor? Ik wil gewoon een aantal praktische tips om zeker te zijn dat ik:

. geen belangrijke bestanden kwijtraak

. snel mijn relevante informatie kan vinden

. onnodige rommel kan opruimen

. wat schijfruimte kan vrijmaken

en bovenal: voorkomen dat belangrijke info in verkeerde handen valt!

Helaas, die ene handleiding bestaat niet! Omdat iedere situatie weer anders is. Voor de Apple fans geldt een andere set met tips, dan voor de Windows gebruikers of de eigenaren van mobiele Androids. Sommige tools zijn wel op alle platformen aanwezig, zoals bijvoorbeeld DropBox of Google Docs. Maar niet iedereen gebruikt dezelfde services en software. En niet iedereen heeft dezelfde achtergrond. De student die tools van de uni krijgt om zijn werkstukken op te slaan is niet te vergelijken met de professionele fotograaf. Ieder vak vraagt een wat andere aanpak of concept. Die fotograaf moet goed nadenken over zaken als backup en verdeling van zijn grote verzameling aan foto- en film-materiaal. De webshop zal meer interesse hebben in de logistieke stroom en de administratieve vastlegging van klanten, orders en leveringen.

Algemene richtlijnen zijn lastig op te stellen. Maar een paar handvatten wil ik hier geven

1. Je bestanden enkel lokaal opslaan vormt de hoogste risico factor
2. Je bestanden enkel opslaan in 1 Cloud service vormt ook een te hoog risico. Single point of failure => en je bent alles kwijt.
3. Markeer belangrijke bestanden – en onbelangrijke bestanden
4. Sla belangrijke bestanden op in de Cloud met synchronisatie naar een 2e cloud oplossing of tenminste naar een lokaal apparaat
5. Gebruik versleuteling voor bestanden met een risico factor of gevoelige inhoud.
6. Bewaar wachtwoorden en locatie info in een password manager
7. Bewaar de wachtwoord kluis zowel in de Cloud als een synchrone kopie lokaal! Of maak regelmatig een backup van dit cruciale bestand!
8. Print de kritische wachtwoorden (zoals het master wachtwoord van de password kluis) en berg dit (rescue) document veilig op.
9. Maak gebruik van eenvoudige of geautomatiseerde workflows om onbelangrijke bestanden regelmatig op te ruimen en belangrijke bestanden veilig te stellen
10. Plan de workflows regelmatig in en check de resultaten
    

Mocht het lezen van deze tips je niet aanspreken, dan is het hoog tijd om je zorgen te gaan maken!

Ik licht tip 2 er even uit. Een bedrijfje slaat alle bestanden veilig op in de Cloud. Wat kan hier nu aan misgaan? Grote betrouwbare service partner met allerlei veiligheidsmaatregelen. Microsoft, Apple, Google, DropBox …. Meerdere servers, altijd in sync, via Internet goed bereikbaar, snel en betrouwbaar. Nooit iets op aan te merken of niet bereikbaar – afgezien van die zeldzame internet storing laatst. Schuld van de provider – datacommunicatie centrale uitgebrand. Met een paar uur werkte alles weer naar behoren. Prachtig …

Maar stel nu eens dat jouw Password bij die provider corrupt raakt om een of andere technische reden. Dat je gevraagd wordt om jouw unieke password in te tikken en dat na 3-keer uiterst voorzichtig intikken het ding jou geen toegang geeft! Niemand bij de provider kent jouw password. Niemand gaat het zo maar voor je veranderen! Of je de kans geven een nieuw password in te voeren. Hopelijk is er een fall-back scenario gebaseerd op een aantal veiligheidsvragen. Waarmee jij jouw identiteit kunt bewijzen en krijg je hierdoor alsnog de mogelijkheid een nieuw wachtwoord in te stellen. Maar heb je die veiligheidsvragen wel ingesteld? En weet je de antwoorden nog? Hoofdletter of kleine letter kan het verschil al maken! Als tijdens deze procedure ook maar iets fout loopt, ben je de sigaar! En kun je nooit meer bij al jouw belangrijke bestanden. Wedden dat je bij de volgende keer aanmelden aan dit stukje tekst terugdenkt?! Bloedjelink!

Soms krijg je bij een fout ingevoerd password een herkansing via E-mail. Tenminste als je tijdig aangeeft het password vergeten te zijn. Die E-mail gaat naar jouw persoonlijke Email-account dat je lang geleden hebt opgegeven bij het aanmelden van de service. Maar wat nu als jij inmiddels een ander Email-adres in gebruik hebt genomen. Ken je wachtwoord van het oude adres nog wel en kun je dit terug activeren? Of – nog erger – als jouw Email gehackt is en iemand anders jouw “password vergeten” mailtje ontvangt. Een blije hacker ziet onmiddellijk zijn kans schoon om het wachtwoord van jouw Cloud omgeving aan te passen. Jammer dan … je bent alle bestanden voorgoed kwijt. Hackers zijn dol op dit scenario! Na het master wachtwoord van je Password kluis is het wachtwoord van je persoonlijke Email systeem, het allerbelangrijkste wachtwoord! Natuurlijk heb je dit al lang geleden sterk gemaakt en wijzig je dit regelmatig (gegenereerd door en opgeborgen in jouw Password kluis). Zo niet, doe het dan nu direct!

Documenten die je zelf aanmaakt op je Mac, berg je op in het mapje Documenten – of in een sub-mapje hiervan.

Enkele Apple-fan opmerkingen hierover:

1. Als het goed is staat de Mac zo ingesteld dat de mapjes Documenten en Bureaublad automatisch synchroniseren naar de iCloud omgeving, die gekoppeld is aan je Apple-ID. Een prima veiligheidsmechanisme: Tip 1 kun je alvast afvinken! Zolang je jouw bestanden maar opbergt ergens binnen het mapje Documenten.
   Het is aan te raden dat Bureaublad enkel voor tijdelijke documenten te gebruiken, die je direct onder handbereik wilt hebben (waar je mee bezig bent). Zodra het af is, kun je het resultaat beter ergens binnen het mapje Documenten opbergen (of in een sub-sub-sub-mapje hiervan). Een opgeruimd (schoon) bureaublad is gunstig voor de productiviteit. Hoewel sommige mensen er genoegen in scheppen ook hier een zooitje van te maken…. Net als op hun conventionele bureaublad!
   Het opbergen van de bestanden in de speciale mappen Documenten en Bureaublad, maken bovendien deze bestanden toegankelijk op de mobiele apparatuur als iPad en iPhone. En zelfs vanaf Windows en Android!
   
2. Zo’n diepe mapjes-in-mapjes structuur is niet erg overzichtelijk. En nog zie je dan niet welke bestanden voor jou belangrijk zijn of onderdeel uitmaken van je digitale rotzooi. In de Apple wereld kun je werken met tags. Gekleurde kenmerken, die je eenvoudig aan een bestand hangt. In de Finder op de Mac of in de app Bestanden op de IOS13 devices, kun je eenvoudig op zo’n tag selecteren. Dan vindt je met 1-druk-op-de tag al jouw belangrijke bestanden terug!
   
3. TimeMachine op de Mac mag niet ontbreken. Dit maakt op de achtergrond het veiligstellen van bestanden een fluitje van een cent. Weliswaar lokaal maar met het synchronisatie gebeuren als beschreven onder 1, lopen deze Cloud bestanden dan ook mee in de extra lokale backup. Ideaal om een vorige versie van een bestandje terug te halen.
   
4. Voor Appelaars, die regelmatig met Microsoft producten werken als Office 365, dient OneDrive zich aan als 2e Cloud oplossing naast iCloud. Daarmee worden in een keer Tip 1,2 en 4 gerealiseerd. OneDrive kan ook tip 5 invullen: een versleutelde versie voor gevoelige bestanden kunnen worden opgeslagen in een speciaal stukje van OneDrive. Automatische Synchronisatie tussen OneDrive en iCloud kan worden ingesteld op map niveau. Houd dit wel transparant, zodat je encrypted documenten ook op andere devices kunt benaderen.
   
5. Backup! Zelfs naast die fantastische Timemachine app, is het gebruik van een goed kopieer programma als Carbon Copy Cloner zeker aan te bevelen. Maak regelmatig een opstartbare kopie van de hele Mac. Maar vergeet simpele kopieerslagen van een map als Afbeeldingen naar een externe harde schijf niet. Daarmee heb je dan – mits de juiste voorkeursinstellingen – meteen een veiligheidskopie van al jouw iPhone/iPad foto’s geregeld.
   

Ik besef dat deze tekst niet op al je vragen een antwoord geeft. Bijvoorbeeld hoe krijg ik een foto uit mijn mail of berichten weer terug? Een tipje van de sluier: Besef dat dit vluchtige media zijn. Mails worden opgeslagen op een server en blijven daar meestal niet lang staan. Tenzij…. je de mails archiveert en verhuist naar een andere plek op je lokale PC. Besef in elk geval dat je hier niet op kunt blindvaren. Er zijn apps en hulpprogramma’s als iMazing, waarmee je zelf kunt ingrijpen en bewaren wat je wilt bewaren. En opruimen wat je niet belangrijk vindt en direct zou hebben moeten weggooien(!).

Dit is echt een dingetje uit de digitale wereld. Niemand ruimt regelmatig zijn rommel op! Thuis wordt de pedaalemmer zak regelmatig vervangen en de container op gezette tijden aan de weg gezet. Maar op de computer laat vrijwel iedereen alles gewoon staan en lekker vol lopen. Als de schijf vol is, wordt het tijd voor klagen. Of de capaciteit serieus uitbreiden.

Je hebt prima tools om je te helpen bij het opruimen. Daisy Disk bijvoorbeeld geeft inzicht in de opslag van al je bestanden. Natuurlijk besteed je eerst aandacht aan de grote ruimtevreters. Of aan de dubbele bestanden. Programma’s als CleanmyMacX geven advies over oude bestanden en bijna niet gebruikte software, die de dure plaats op je snelle interne SSD onnodig in beslag nemen. Een app uitvegen en later bij behoeft opnieuw installeren, kan een goede strategische keuze zijn om tijdelijk ruimte op die SSD vrij te spelen. Externe harde schijven zijn goedkoop en worden steeds groter. Je foto-verzameling hiernaar toe verhuizen is een prima idee. Het laden in de fotosoftware zal vast iets langer duren, maar je SSD ruimte blijft voor het snelle werken gewoon tot je beschikking.

Bekijk van tijd tot tijd eens hoe je de mapjes binnen de mapjes heb opgezet. De zogenaamde hiërarchische structuur. Is dat wel handig en sluit het nog aan bij je huidige workflows. Of kun je beter het aantal sub-mapjes of niveaus terugdringen. Je kunt heel eenvoudig delen van de structuur omhangen of kopiëren naar een andere plek.